Отказное письмо

Отказное письмо (ОП) – это привычное название документа, который по сути представляет разъяснение от органа по сертификации (или другой аккредитованной организации) о необходимости сертификации для конкретного товара или услуги. Страшно сказать, но официально такого документа вообще не существует, поэтому по факту заявитель получает на руки «информационное письмо», или «справку», или просто разъяснение без наименования.

Однако сути документа это не меняет, ведь главное – это его содержание, т.е. ответ на вопрос о необходимости оформления обязательных документов.

Зачем оформлять отказное письмо

Отказное письмо – это добровольный документ, т.е. оформляется по желанию заявителя. Заставить оформлять письмо на законных основаниях никого нельзя. Однако в некоторых ситуациях проще оформить документ, чем доказывать свою правоту. Рассмотрим такие случаи:

1. Покупатель отказывается брать товар без сертификата и не верит на слово, что ничего оформлять не нужно.
2. Торговая площадка (маркетплейс) не регистрирует продукцию без сертификата или отказного.
3. Таможенный инспектор не пропускает партию груза и требует предоставить обоснование, почему нет разрешительных документов.
4. Надзорный орган (Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Россельхознадзор) запросил все документы на реализуемую продукцию, включая сертификаты.

Таким образом, основная задача отказного письмо – это облегчить работу предпринимателю, упростить взаимодействие с инспекторами и экспертами государственных структур, ускорить оборот и выпуск в обращение товара. При низкой стоимости и простоте оформления выгода налицо.

Важное достоинство отказного письма – это отсутствие требований к заявителю. Для получения ОП не надо оформлять ИП или юридическое лицо. Таким образом, за оформлением может обратиться в том числе самозанятый, что значительно облегчает им работу с маркетплейсами.

На какую продукцию можно оформить письмо

Стандартно такие письма оформляются только на ту продукцию, к которой не предъявлено никаких обязательных требований. Проще говоря, если на продукцию не нужно оформлять ни сертификат, ни декларацию, ни СГР. Выделим этот тезис особо:

Единого официального перечня продукции, не подлежащей сертификации, т.е. на которую можно оформить отказное, не существуют (к великому сожалению наших клиентов, регулярно его запрашивающего). Весьма приблизительно этот перечень мог бы выглядеть так:

• сувенирная продукция – статуэтки, интерьерные куклы, декоративные тарелки;
• украшения для взрослых – бижутерия, аксессуары для волос, значки и броши;
• товары для животных – одежда, миски, поводки, ошейники;
• елочные игрушки и неэлектрические украшения;
• полиграфические изделия для взрослых – открытки, альбомы, картины;
• наборы для творчества, изделия для вязания и шитья для взрослых;
• неэлектрический спортинвентарь.

Перечень далеко не полный, но хотя бы дает примерное представление, с какой продукцией можно обращаться за консультацией.

Как выглядит отказное письмо и что оно содержит

Поскольку речь идет просто об информационной справке, то никакого официального бланка или требований к его заполнению не существует. Письмо выдается просто на листе А4 и регистрируется секретарем/специалистом по делопроизводству органа по сертификации.

Внешне отказные письма разных органов по сертификации могут сильно отличаться. Кто-то оформляет перечень продукции таблицей, кто-то просто пишет сплошным текстом. Тем не менее, в любом письме обязательно указывается следующая информация:

1. реквизиты заявителя – того, кто обратился за оформлением письма. Это могут быть данные юрлица или просто ФИО заявителя-самозанятого;
2. наименование продукции и область применения (при необходимости) – должно обеспечивать четкую идентификацию продукции. Для некоторых позиций недостаточно только названия. Недопустимо просто указать «набор для творчества», обязательно прописывается «не для детей до 14 лет включительно»;
3. коды ОКПД2/ТНВЭД – большинство нормативов содержит ссылку на классификаторы (национальные или таможенные), поэтому в письме мы их тоже прописываем, так легче идентифицировать продукцию;0
4. норматив, на которое ссылается письмо – стандарт, по которому проверяется необходимость сертификации или отсутствие таковой. Это таможенные и национальные техрегламенты, решение 299 о санитарных мерах, постановление в системе ГОСТ Р (№ 2425) и другие. Именно норматив определяет вид письма.

Отметим, что в письме обычно не указывается идентификация продукции (модель, тип, артикул) и изготовитель – это информация никак не влияет на необходимость сертификации. На одежду для животных любых фасонов, цветов, размеров и любого производителя ничего оформлять не нужно. Однако эту информацию можно прописать в добровольном порядке. Например, чтобы письмом не смог воспользоваться другой изготовитель.

Виды отказных писем

В зависимости от того, на какой нормативный документ ссылается разъяснительное письмо, его можно условно классифицировать по разным видам (условно, т.к. повторимся, официально такого документа не существует):

1. Отказное письмо для торговли/отказное письмо общей безопасности – ссылается на техрегламенты ТР ТС/ЕАЭС и Постановление 2425 (относится к системе ГОСТ Р). Такой вариант возможен, т.к. один орган по сертификации может быть аккредитован одновременно и по техрегламентам, и в национальной системе ГОСТ Р. Следовательно, может выдавать разъяснения, ссылаясь на эти нормативы. Самый распространенный и удобный вариант для заявителя – он максимально широко охватывает действующие стандарты.
2. Отказное письмо по пожарной безопасности – содержит разъяснения либо по ТР ТС 043 (средства пожарной безопасности и пожаротушения), либо по ФЗ 123 (национальный регламент по требования пожарной безопасности), либо по обоим стандартам.
3. Отказное письмо от гос.регистрации – подтверждает, что на продукцию не требуется свидетельство о государственной регистрации (СГР) согласно Решению КТС 299. Достаточно редкий документ, т.к. долго оформляется (30 дней) и результат, увы, непредсказуем. Иногда мы получаем формальные отписки, что Решение содержит исчерпывающую информацию, смотрите там.
4. Отказное для таможни – вымирающий вид. Ранее существовал уполномоченный орган по сертификации, который выдавал разъяснения именно для таможни, — ВНИИС. Их заключение всегда было решающим в споре с инспектором. К сожалению, эту функцию с них сняли еще в 2012 году. Несмотря на то, что некоторые таможни продолжают требовать отказные ВНИИС до сих пор, их оформление является атавизмом. Абсолютно достаточно предоставление письма от любого аккредитованного органа по сертификации.
5. Информационное письмо – иногда требуется не подтверждение, что оформлять сертификат не нужно, а уточнение формы подтверждения. Например, покупатель не принимает обязательную декларацию, а требует именно сертификат. Для таких и любых аналогичных ситуаций оформляются просто разъяснительные письма.

Кто выдает отказное письмо?

Формально любое юрлицо может выдать другому юрлицу или ИП разъяснение на какую угодно тему, это не запрещено. Однако вряд ли такой вариант устроит таможню, маркетплейс или заказчика. Поэтому хорошим тоном считается получение разъяснение в организации, аккредитованной на сертификацию любой продукции. Мы не пишем «уполномоченная организация», потому что таковые отсутствуют – не подумал никто на законодательном уровне, что кому-либо могут потребоваться официальные разъяснения по сертификации. Аккредитованные организации, это:

• орган по сертификации – выдает письма для торговли (подходят и для таможни). Должен быть аккредитован на какой-нибудь техрегламент или в системе ГОСТ Р, а лучше и там, и там;

• орган по пожарной сертификации – на пожарку всегда аккредитуются отдельно. Соответственно, такой орган выдает разъяснения только по требованиям пожарной безопасности;
• Роспотребнадзор или ФБУЗ – занимаются гигиенической проверкой продукции, следовательно, могут выдавать отказные от гос.регистрации (СГР).

Заявитель может самостоятельно найти нужную организацию, подготовить заявку и документы, предварительно убедившись, что на продукцию точно можно получить ОП.

На практике проще работать через центр сертификации, т.к. проверка продукции и выбор органа требует от человека профессиональных знаний законодательства по сертификации, а также требований конкретного аккредитованного органа. Никакой орган или ФБУЗ не будет консультировать по телефону или почте, что же нужно оформлять на товар, как это делает специалист центра по сертификации.

Какие документы нужны для получения письма?

Поскольку отказное письмо не подтверждает соответствие продукции каким-либо нормам, то и документов требуется немного. Обычно это:

• Реквизиты заявителя – юрлица, ИП или самозанятого.
• Перечень товаров для письма.
• Минимальное описание – состав, область применения, для кого предназначена продукция.
• Коды ОКПД2 или ТНВЭД при наличии.

Запросить перечень документов на почту

Стоимость и сроки оформления

Стоимость целиком зависит от сложности продукции, ассортиментного перечня (количества позиций) и наличия информации о товарах. Не существует универсальных экспертов, каждый имеют свою область аккредитации. Чем сложнее товар – тем меньше специалистов, к которым можно обратиться, и выше стоимость консультации.

Ассортиментный перечень влияет на количество трудочасов, которые потребуются на проверку. И на это же влияет, известны ли коды ОКПД2/ТНВЭД, которые обязательно указываются в письме. Если нет, их подберет специалист центра по сертификации.

Отказное письмо несложный документ. Но и в нем встречаются ошибки, из-за которых у заявителя могут быть серьезные проблемы. Например, одному нашему клиенту умудрились выдать отказное письмо на полки, хотя они подлежат обязательному декларированию по мебельному регламенту. Попалось бы такое инспектору Роспотребнадзора – отвечать пришлось бы и заявителю, и органу по сертификации. Специалисты нашего центра помогут оформить документ грамотно, в нужные сроки и с минимальным участием заявителя!

FAQ

• Я самозанятый, мне будет достаточно только отказного письма?
  

  Организационная форма заявителя не играет никакого значение, только сама продукция. По закону, если товар подлежит обязательной сертификации, то отказное письмо оформлять нельзя (собственно, его никто и не оформит). И при этом не важно, кто обращается с таким запросом – юрлицо, ИП или самозанятый. Продукция должна быть безопасна независимо от того, кто ее произвел или ввез!

• На какой срок выдается отказное письмо?
  

  Чаще всего отказные письма не имеют срока действия, поэтому ими можно пользоваться, пока в законодательство не внесут изменения. Необходимо отслеживать изменения, чтобы не пропустить момент, когда сертификация вашей продукции станет обязательной, чтобы ее внезапно не задержали на таможне или не перестали принимать покупатели.

  Иногда обновление письма требуется из-за смены номера постановление, как это произошло с письмами в системе ГОСТ Р, – было ПП 982, стало ПП 2425. Получается, что ранее оформленные письма ссылаются на недействующий документ. Такое письмо уже не примут.

• Почему такая стоимость, это же простой лист бумаги?
  

  Вы оплачиваете не лист бумаги (для этого есть канцелярский магазин), а работу, в которой участвуют разные специалисты:

  1. Специалист по сертификации – предварительно проверяет все позиции продукции, подбирает и/или проверяет коды ОКПД 2 и ТН ВЭД, анализирует законодательство;
  2. Аккредитованный эксперт по сертификации – проводит контрольную проверку макета письма;
  3. Секретарь/делопроизводитель органа по сертификации – регистрирует и подписывает письмо у руководителя.

  Неправильно оформленный документ могут не принять при продажи или проигнорировать при проверка гос.органами. При этом стоимость письма не столь высокая, чтобы искать самый дешевый вариант от ненадежного органа.

  В случае спорных позиций (а таковые встречаются при оформлении писем и нередко) специалист по сертификации порекомендует возможную формулировку и/или код, чтобы у вас не возникало проблем при дальнейшей работе.

• Где посмотреть перечень продукции, которая ничему не подлежит?
  

  Увы, но такого перечня не существует. Наше законодательство строится от противного – во всех решения и постановлениях указывается только та продукция, которая подлежит обязательной проверке. Есть список исключений, но он установлен только для данного конкретного документа. Это не значит, что какой-либо товар из исключений не может попасть под требования другого стандарта (например, детская косметика – это исключение для регламента ТР ТС 007, но при этом она попадает под действие ТР ТС 009).

  Таким образом, наша задача – проверить конкретный товар по всем действующим требованиям. Если нигде не нашли, то продукция ничему не подлежит, можно выдавать письмо.

  Надо заметить, что это очень частый вопрос от наших клиентов. Мы составили примерный список продукции, которая ничему не подлежит – вы можете запросить его у наших менеджеров.

• Если я назову свои футболки сувенирными, то можно будет оформить отказное письмо?
  

  Нет, на футболки оформить отказное письмо нельзя, они подлежат обязательной сертификации. Как их не назови, они все равно останутся футболками, т.е. одеждой бельевого ассортимента, 1-го слоя. То же самое касается:

  • «сувенирных» тарелок и кружек, любой посуды,
  • «сувенирной» косметики, мыла и кремов хендмейд,
  • игрушек для детей и так далее.

  Такая продукция не теряет своей изначальной функции после нанесения фирменного логотипа.

  Отказное можно выдать только на настоящие сувениры, т.е. те, которые просто стоят на полке или висят на стене, выполняя исключительно декоративную функцию. Настенные тарелки с рельефным рисунком или маленькая/гигантская одежда, которая выпускается исключительно для привлечения внимания – можно отнести к сувенирам./p>

  Одна крупная компания установила гигантский чемодан в центре города в качестве рекламной акции. Хоть чемоданы и подлежат декларированию, но в данном случае, конечно же, ничего оформлять не нужно. Мы бы с удовольствием выдали отказное письмо. Жаль, что к нам никто не обратился