Информационное письмо

Информационные письма – это широкая группа документов, основной целью которых является разъяснение какого-либо вопроса. Поскольку мы занимаемся сертификацией продукцией, то и разъяснение даем с основном про подтверждение соответствия. Самый распространенный вид информационных писем – это, конечно, отказное письмо. Но есть и другие варианты, рассмотрим их ниже.

Зачем нужно информационное письмо?

Мы всегда подчеркивали, что готовы предоставить нашим клиентам бесплатную консультацию по любому вопросу, связанному с подтверждением соответствия. Таких вопросов обычно очень много (и это нормально):

• что нужно оформлять в обязательном порядке;
• какие сертификаты можно оформить дополнительно – для тендера, для покупателей, для банка, для таможни;
• каков порядок оформления документов;
• сколько и каких образцов приготовить;
• как правильно маркировать продукцию и т.д.

Однако иногда мы отвечаем на вопросы не самого клиента, а его покупателя, партнера или даже надзорных органов, которые пришли с проверкой на производство. Вот несколько примеров:

• Почему на продукцию оформлена декларация, а не сертификат?
• Почему в документах указано «изготовитель», а на этикетках «производитель»?
• Необходимо ли переоформлять документы, если произошли изменения в технологии производства, упаковке, сырье?
• Допустимо ли выпускать продукцию в упаковке другого объема (не как в сертификате, декларации, СГР)?
• Можно ли использовать декларацию, если QR-код стоит не в том углу (снизу, а не сверху)?
• Чем швейная продукция отличается от трикотажной.

Пожалуй, чаще всего наши клиенты получают запросы от Роспотребнадзора (РПН). Можно даже открывать рубрику странных вопрос от Федеральной службы. Вот несколько примеров:

1. инспектор выписал предписание из-за того, что на декларации ТР ТС не было печати органа по сертификации. А она там в принципе не предусмотрена согласно требованиям закона;
2. РПН потребовал предоставить декларацию по «пищевому» регламенту (ТР ТС 021) на жевательный табак из-за того, что какой-то человек… его съел. Не надо есть то, что для этого не предназначено;
3. у клиента на вшивной бирке купальника указан в составе полиамид переработанный и полиамид (обычный), а на навесной этикетке – просто полиамид (с суммой процентов переработанного и обычного). Мы оформляли разъяснение, что это одно и то же, и навесная бирка не вводит потребителя в заблуждение.

Важно всегда отстаивать свое мнение, чтобы не получать необоснованных штрафов. Наша устная консультация или просто ответ по электронной почте может не подойти. Другое дело – официальный ответ-разъяснение, выданный на бланке центра по сертификации. Именно такие ответы мы и называем информационными письмами. Они подходят для торговых сетей, маркетплейсов и даже для таможни.

Таким образом, цель оформления информационного письма – это решение какой-то спорной ситуации, с которой столкнулся предприниматель. Разъяснение от третьей компетентной стороны, т.е. центра по сертификации, — это всегда сильный аргумент.

Кто может получить такое письмо?

К счастью, никаких запретов тут нет. Получателем письма может выступать любой заявитель – ИП, юрлицо и даже самозанятый. Иногда мы выдаем разъяснение без конкретного адресата, т.е. «всем заинтересованным лицам», в зависимости от задачи, которую нужно решить нашему клиенту.

Кто выдает информационные письма?

Это зависит от сути проблемы, которую мы раскрываем:

• Отказные письма выдают аккредитованные органы по сертификации;
• Разъяснение по гигиеническим вопросам обычно мы получаем в Роспотребнадзоре;
• На консультационные вопросы по сертификации отвечаем сами, т.е. письмо будет выдано от имени центра по сертификации.

Тут есть важный нюанс. Дело в том, что ни одна государственная структура не обязана выдавать какие-либо разъяснения – это не входит в круг их обязанностей. Да, они принимают запросы от населения и предпринимателей и должны дать ответ в установленные сроки, обычно это 1 месяц. Но, во-первых, не всегда соблюдают регламент, во-вторых, часто ответы могут содержать просто отписки вместо разъяснения по делу. Например, мы подаем запрос о необходимости оформлять свидетельство о государственной регистрации (СГР) и иногда получаем ответ, если кратко, — открывайте Решение КТС 299 и изучайте, там все подробно сказано. Естественно, таможню это не устраивает.

Есть ли какие-то правила оформления таких писем?

Обязательные требованию к составлению и содержанию информационных писем не предусмотрено. Обычно письмо содержит:

• реквизиты компании или организации, которая выдало письмо;
• реквизиты заявителя, т.к. кто подал заявку на разъяснение;
• регистрационные номер документа;
• суть разъяснение – какой был вопрос и ответ на него;
• подпись и печать.

Порядок оформления такой:

1. Заявитель формулирует запрос в наш адрес. Форма заявки произвольная, главное, чтобы была понятна суть вопроса или проблемы.
2. Наши специалисты анализируют этот запрос, изучают законодательство и имеющуюся практику. При необходимости мы консультируемся с аккредитованными экспертами и юристами.
3. Формируется черновик письма. Из полученной информацию отбирается самое важное и по делу.
4. Согласование черновика с клиентом. Мы стараемся излагать все сведения простым языком, избегая сложных оборотов законов, но совсем без цитирования какого-нибудь ФЗ или техрегламента не обойтись. Поэтому текст согласовывается с клиентом, чтобы ему тоже все было понятно.
5. Печать и регистрация финального документа. По готовности мы отправляем скан письма, чтобы работа нашего клиента не останавливалась, с обязательной досылкой оригинала.

Процесс простой и занимает обычно 1-2 дня, если запрос не требует особенно тщательной проработки или обращения в государственные структуры.

Перечень документов

Как уже говорилось выше, строгой формы запроса для получения писем не существует. Необходимо предоставить:

• Реквизиты заявителя – в адрес кого нужно выдать письмо.
• Сам запрос – максимально подробное описание проблемы.
• Информацию о продукцию – любое описание или технические документы.
• Запросы, которые поступили от покупателей или контролирующих органов, на которые нужен ответ.

Запросить перечень документов на почту

Информационное письмо – документ необязательный. Но это простой способ получить нужный вам ответ или подготовить аргумент для отстаивания своей точки зрения. Не тратьте время на попытки найти ответ в запутанном законодательстве или подать заявку в гос.структуры – делегируйте это профессионалам!

FAQ

• Могу ли я подготовить разъяснительное письмо от своего имени?
  

  Да, конечно. Поскольку к письмам не предъявляется никаких требований, то оформлять их может кто угодно. Иногда мы готовим только сам текст разъяснения, а наш клиент оформляет все на своем бланке.

  Но довольно часто такие письма не устраивает вторую сторону, т.к. вы – заинтересованное лицо, т.е. получается конфликтов интересов. Вы можете написать что угодно. Мы же являемся третьей стороной, которое в ответе опирается на законодательные нормы.

• Я хочу получить ответ от государственного органа. Как это сделать?
  

  Увы, получить такое разъяснение часто невозможно. Начнем с того, что «государственных органов» не существует. Любой орган по сертификации – это коммерческая организация, хоть и имеющая государственный аттестат. Тем не менее, основная цель такой организации – получение прибыли. И это хорошо, т.к. у органа хотя бы есть мотивация оформлять отказные письма для заявителей.

  Если говорить про другие структуры – Федеральные службы, агентства и министерства вроде Роспотребнадзора, Ростехнадзора, МЧС, Минсвязи и пр. – то они действительно государственные, но чаще всего никаких разъяснений не дают либо получить их очень сложно.

• А ваше письмо точно примут?
  

  Как и в медицине, 100% гарантии не может дать никто. К информационным письма нет никаких требований, но нет и уполномоченной организации, про которую можно было бы сказать: «Вот от этих ребят разъяснение точно примут!». Когда-то такой организацией был ВНИИС, но с него сняли эти полномочия еще с 2010-м году. Какое-то время отказные выдавал Минпромторг, но и он отказался в 2012-м году заниматься таким. Теперь заявитель должен доказывать собственную правоту своими силами.

  Мы видели своими глазами распоряжение суда от 2019 года, в котором он отказывал заявителю из-за отсутствия письма от ВНИИС. При этом полномочия выдавать такие письма сняты с ВНИИС еще в 2010 году. И требовать такое разъяснение незаконно!

  Это не значит, конечно, что надо опускать руки. Попробовать поспорить с покупателем или таможней точно стоит, ведь мы не пытаемся никого обмануть – мы отстаиваем свою правоту с опорой на нормативную базу.